Metode Penilitian

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Sekarang ini informasi data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau instansi sering ditemui dalam jumlah besar, sehingga para pimpinan dalam melakukan pengambilan keputusan harus mempertimbangkan banyak faktor. Penggunaan sistem informasi tidak akan lepas dari pemakaian peralatan yang dapat mengatasi kelemahan dalam sistem informasi yang mengandalkan tenaga manusia. Untuk itu perlu suatu sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan modern sebagai penunjangnya. Salah satu contohnya yaitu komputer, yang dapat menangani pengolahan data dalam jumlah yang sangat besar, serta memperkecil kesalahan yang dilakukan. Data-data UPTD.BPT-BUN Dinas Perkebunan Propinsi Sumatera Barat di simpan di bagian tata usaha dan akan diolah untuk menghasilakan informasi khusunya yang berhubungan dengan hak dan kewajiban antara pegawai dan UPTD.BPT-BUN. Pengolahan data pegawai yang dijalankan bagian tata usaha saat ini telah mengguanakan teknologi komputer. Namun penggunaan teknologi komputer disana masih sangat kurang sehingga kurang mendukung pengolahan data pegawai seperti potongan – potangan saat penerimaan gaji. Dengan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk mencoba merancang sebuah sistem informasi yang lebih baik dari sebelumnya dalam suatu tulisan berbentuk skripsi dengan judul: “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN DINAS PERKEBUNAN UPTD.BPT-BUN PROPINSI SUMATERA BARAT BERBASIS PEMROGRAMAN JAVA”

BAB II

LANDASAN TEORI

Menurut Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.¹ Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut:

Gambar 2.1 Model hubungan elemen-elemen system

Menurut Jerry FitzGerald, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.²

2.1  Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2  Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi menurut robert A.Leitch dan K. Roscoe davis M, sistem informasi adalah,” Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan”.3

2.3  Konsep Sistem Kepegawaian

Konsep Sistem yang dianut dalam Sistem Informasi Kepegawaian adalah Konsep Sinergi dimana konsep ini mengandung pengertian bahwa sistem mengupayakan agar output dari suatu organisasi lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian. Dengan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian para Pembina Kepegawaian dan pihak-pihak yang terkait dengan pengambilan kebijakan dalam memiliki informasi yang diperlukan dalam Organisasi seperti :

1.      Komposisi Pegawai berdasarkan Pangkat Golongan/Ruang per-sub sektor atau seluruh pegawai UPTD.BPT-BUN, yang berguna bagi pemetaan pegawai.

2.      Komposisi Pegawai berdasarkan Usia per-sub sektor atau seluruh pegawai UPTD.BPT-BUN, yang berguna bagi persiapan bagi pensiunan dan dasar penerimaan jumlah pegawai yang diperlukan.

Selanjutnya Henry Simamora (2001 :90) mengemukakan bahwa: Sistem informasi kepegawaian adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, karekteristik-karakteristik unit-unit organisasi.

Kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia yaitu Human Resources Information System (HRIS) sebagai pendukung manajemen sumber daya manusia. HRIS merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk memperoleh (acquire), menyimpan (store), memanipulasi (manipulate), menganalisis (analyze), mendapatkan kembali (retrieve) dan mendistribusikan (distribute) information yang berhubungan dengan sumber daya manusia untuk kepentingan organisasi.

2.4  Siste Basis Data

Basis data (database) adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisais mendasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer.4 Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak.

Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data.

2.5  Analisa Sistem

Analisis Sistem (system analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasi pemecahan yang beralasan.⁵

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalah didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya.

2.6  Perancangan Sistem Informasi

perancangan sistem informasi, menceritakan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi kedalam organisasi. Untuk dapat terus maju dan eksis bila organisasi berkembang sesuai dengan teknologi dan teori organisasi modern. Sistem yang efektif dan efesien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam kompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, akan tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda.

2.7  Impementasi Sistem

Tahap implementasi sistem merupakan prosedur yang harus dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen rancangan sistem yang telah disetujui, serta menguji, menginstal dan melalui penggunaan sistem yang baru. Secara umum tujuan dari tahap implementasi ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas konsep pengembangan sistem yang telah disusun. Dalam tahap ini kegiatan dititik beratkan pada penelitian apakah konsep sistem yang telah disusun itu dapat dilaksanakan dengan benar atau tidak.

Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem adalah sebagai berikut:

1.     Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak dan perangkat keras dalam bentuk jaringan sistem informasi terpusat (integrated information system) agar dapat diolah sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.

2.     Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolahan data sekaligus penyajiinformasi yang dibutuhkan.

3.     Melakukan penerapan serta peralihan sistem lama ke sistem yang baru sebagai keputusan terakhir dalam tahap pembangunan/pengembangan sistem informasi yang dibarengi dengan pembuatan laporan pengembangan sistem untuk keperluan pemakai.

2.8  Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan

a.      Java

Java adalah bahasa pemograman yang dapat dijalankan di berbagai komputer termasuk telepon gemggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh James Gosling saat masih bergabung di Sun Microsystems saat ini merupakan bagian dari Oracle dan dirilis tahun 1995. Bahasa ini banyak mengadopsi sintaksis yang terdapat pada C dan C++ namun dengan sintaksis model objek yang lebih sederhana serta dukungan rutin-rutin aras bawah yang minimal. Aplikasi-aplikasi berbasis java umumnya dikompilasi ke dalam p-code (bytecode) dan dapat dijalankan pada berbagai Mesin Virtual Java (JVM). Java merupakan bahasa pemrograman yang bersifat umum/non-spesifik (general purpose), dan secara khusus didisain untuk memanfaatkan dependensi implementasi seminimal mungkin. Karena fungsionalitasnya yang memungkinkan aplikasi java mampu berjalan di beberapa platform sistem operasi yang berbeda.

b.      Netbeans

NetBeans merupakan sebuah proyek kode terbuka yang sukses dengan pengguna yang sangat luas, komunitas yang terus tumbuh, dan memiliki hampir 100 mitra (dan terus bertambah!). Sun Microsystems mendirikan proyek kode terbuka NetBeans pada bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama. Saat ini terdapat dua produk : NetBeans IDE dan NetBeans Platform.

c.       MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau yang dikenal dengan DBMS(database management system), database ini multithread, multi-user.

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.      Analisis Sistem

Inilah yang kerjakan analisis sistem yaitu menganalisis sistem untuk menemukan kelemahan-kelemahannya sehingga dapat disebut perbaikan.

1.      Identifikasi Masalah

2.      Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.

a        Analisis Kerja (Performace)

Pemberian gaji pada sistem manual menyebabkan antrian dalam melayani pegawai. Setiap pegawai dilayani 15 menit padahal jumlah pegawai 30 orang. Dari kesimpulan data yang diperoleh maka jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan ialah dapat melayani 30 orang dalam waktu 15 menit dan memiliki respon time 7 jam 30 menit padahal jam kerja ada 7 jam.

Melihat kondisi dan situasi di lapangan kinerja bagian keungan khusunya bendahara UPTD BPT-BUN dalam melayani penggajian pegawai masih bersifat manual sehingga masih kurang efektif jika di tinjau dari troughput dan respon time.

b        Analisis Informasi (Informasi)

Akurat : Kurang akuratnya data pegawai lama dengan data pegawai yang baru. Relevan : Informasi data kepegawaian tidak sesuai antara gaji dengan golongan. Tepat waktu : sistem manual pada penggajian menyebabkan keterlambatan penerimaan gaji yang seharusnya tanggal 1 menjadi tanggal 3, dalam setahun rata – rata terjadi keterlambatan 5 kali penerimaan gaji.

c         Analisis Ekonomi (Economics)

Pengolahan data pegawai yang masih manual menggunakan kertas dan butuh lemari untuk media penyimpanan dengan adanya sistem baru yang tidak menggunakan lemari jadi lebih menguntungkan bagi UPTD dan ruangan bisa di pakai untuk keperluan yang lain.

3.1  Jenis Kebutuhan Sistem

Jenis kedua yaitu kebutuhan nonfungsional yaitu kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, yaitu :

1.      Operasional

a.   Menggunakan Sistem Operasi Windows XP Profesional

b.  Intel Celeron 440

c.   RAM Visipro DDR2 1GB PC 6400

d.  HDD 160 GB Seagata

e.   Printer Pixma 1200, untuk mencetak transaksi, laporan, dan laporan bulanan

2.      Keamanan Sistem

Sistem aplikasi maupun databasenya dilengkapi password untuk masing – masing user yang menggunakan aplikasi.

3.      Informasi

Digunakan untuk menginformasikan apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan password.

3.2  Perancangan Sistem

Sistem yang dimaksud disini adalah sistem yang berjalan saat ini dan merupakan suatu urutan kegiatan yang berjalan didalam UPTD untuk selanjutnya digunakan sebagai input dalam pengolahan data.

3.3  Perancangan Model

Rancangan model yang digunakan untuk pengembangan sistem berbentuk physical system (sistem secara fisik) dan logical model (model secara logika). Bagan alir (system flowchart) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan physical system sedangkan untuk menggambarkan logical model digunakan diagram arus data (data flow diagram).

A.    Bagan Alir Sistem (Flowchart System)

Gambar 3.3 Flowchart Sistem

B.     Diagaram Arus Data ( Data Flow Diagram atau DFD)

 

C.    Diagram Level 1

 

D.    Perancangan Basis Data

1        Entity Relationship Diagram

 

3.4   Perancangan Struktur Tabel Database

BAB IV

IPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.      Pengertian Implementasi

Implementasi sistem adalah akhir kegiatan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan sistem baru yang telah direncanakan dan dibuat untuk diterapkan.

4.1  Penerapan Rencana Implementasi

4.2  Kegiatan Implementasi Sistem

Kegiatan implementasi sistem dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam jadwal rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang dilakukan adalah :

a.      Pembuatan Database

Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam membangun sebuah basis data.

4.3  Testing

A.    Pengetesan Sistem

Sesuai dengan rancangan fisik sebagai dokumentasi aplikasi, maka program yang dibuat haruslah sesuai dengan dokumentasi yang telah dibuat. Dalam penerapan kode-kode program yang membangun sistem ini juga harus diuji agar terhindar dari kesalahan program secara menyeluruh.

B.     Uji Coba White Box Testing

Uji coba white box yang penulis lakukan adalah pengujian pada form insert data pegawai, jika input data NIP salah maka akan muncul pesan error. Pengujian white box dapat dilihat pada tampilan berikut:

Gambar 4.3 Halaman Utama

4.4  Pembahasan Interface

1.      Form Login

Gambar 4.4 Tampilan form Login

2.      Form Halaman Utama

 

Gambar 4.4 Tampilan From Utama

4.5  Form Menu Master Data

1.      Data Pegawai

Gambar 4.5 Form Input Data Pegawai

2.      Data Tunjangan

Gambar 4.5.1 Form Data Tunjangan

4.6  Form Menu Laporan

a.      Laporan Data Pegawai

 

Gambar 4.6 Tampilan Laporan Data Pegawai

b.      Laporan Data Gaji

 

BAB V

PENUTUP

5.      Kesimpulan Dan Saran

5.1  Kesimpulan

Berdasarkan pada proses pembuatan sistem informasi kepegawaian yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat yaitu :

1.      Informasi dapat disajikan tepat waktu, akurat dan relevan.

2.      Dapat menghemat waktu untuk melakukan penggajian.

3.      Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap.

4.      Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan penyelesaian tugas-tugas dengan baik.

5.2  Saran

Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya ini dapat bermanfaat bagi UPTD BPT-BUN Sumatera Barat untuk membantu mengolah data surat. Penulis berusaha menerapkan ilmu yang didapat selama di bangku kuliah. Keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis membuat karya ini masih banyak kekurangan, sehingga penulis berharap kepada pembaca agar memberikan saran atau memperbaiki dan mengembangkan skripsi ini menjadi karya yang lebih baik.

Daftar Pustaka

B, Davis, Gordon. 1974. “Management Information System: Conceptual Foundation, Structure,

 and Development”. Aucklad. McGraw-Hill International Book Company Djuandi, Feri. 2006. “Jurus Baru Pemograman SQL Server 2005”. Jakarta. Penerbit PT. Elex

 Media Komputindo Fatta, Hanif Al. 2007. “Analisis & Perancangan Sistem Informasi”. Yogyakarta Penerbit ANDI M, Arief , Rudyanto. 2006. “Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL

 Server 2000”. Yogyakarta. ANDI MADCOMS. 2011. “Aplikasi Program Terintegrasi dengan Visual Basic 6.0”. Yogyakarta.

 Penerbit ANDI Mike, Nash. 2008. “Windows 7 Unveiled Today at PDC 2008” Strarter dan Bruch. 1974. “Information System: Theory and Practice”. Santa Barbara. California. Hamilton Publishing Company Sunyoto, Andi. 2006. “Pemograman Database dengan Visual Basic dan SQL”. Yogyakarta. Penerbit ANDI Dr, Yatimah, Durotul. 2009. “Kesekretariatan Modern & Administrasi Perkantoran”. Bandung . Penerbit Pustaka Setia