BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Sekarang ini informasi data yang dibutuhkan oleh suatu
perusahaan atau instansi sering ditemui dalam jumlah besar, sehingga para
pimpinan dalam melakukan pengambilan keputusan harus mempertimbangkan banyak
faktor. Penggunaan sistem informasi tidak akan lepas dari pemakaian peralatan
yang dapat mengatasi kelemahan dalam sistem informasi yang mengandalkan tenaga
manusia. Untuk itu perlu suatu sistem pengolahan data yang menggunakan
peralatan modern sebagai penunjangnya. Salah satu contohnya yaitu komputer, yang
dapat menangani pengolahan data dalam jumlah yang sangat besar, serta
memperkecil kesalahan yang dilakukan. Data-data UPTD.BPT-BUN Dinas Perkebunan
Propinsi Sumatera Barat di simpan di bagian tata usaha dan akan diolah untuk
menghasilakan informasi khusunya yang berhubungan dengan hak dan kewajiban
antara pegawai dan UPTD.BPT-BUN. Pengolahan data pegawai yang dijalankan bagian
tata usaha saat ini telah mengguanakan teknologi komputer. Namun penggunaan
teknologi komputer disana masih sangat kurang sehingga kurang mendukung
pengolahan data pegawai seperti potongan – potangan saat penerimaan gaji.
Dengan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk mencoba merancang sebuah
sistem informasi yang lebih baik dari sebelumnya dalam suatu tulisan berbentuk
skripsi dengan judul: “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA
KEPEGAWAIAN DINAS PERKEBUNAN UPTD.BPT-BUN PROPINSI SUMATERA BARAT BERBASIS
PEMROGRAMAN JAVA”
BAB II
LANDASAN TEORI
Menurut Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai
sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan.1 Sumber daya mengalir dari elemen output dan
untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme
kontrol. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan
model sebagai berikut:
Gambar 2.1
Model hubungan elemen-elemen system
Menurut Jerry
FitzGerald, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.2
2.1 Konsep Dasar Sistem
Informasi
2.2 Pengertian Sistem
Informasi
Sistem
informasi menurut robert A.Leitch dan K. Roscoe davis M, sistem informasi
adalah,” Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan
laporan-laporan yang diperlukan”.3
2.3 Konsep Sistem
Kepegawaian
Konsep
Sistem yang dianut dalam Sistem Informasi Kepegawaian adalah Konsep Sinergi dimana
konsep ini mengandung pengertian bahwa sistem mengupayakan agar output dari
suatu organisasi lebih besar daripada output individual atau output
masing-masing bagian. Dengan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian para Pembina
Kepegawaian dan pihak-pihak yang terkait dengan pengambilan kebijakan dalam
memiliki informasi yang diperlukan dalam Organisasi seperti :
1.
Komposisi Pegawai berdasarkan Pangkat Golongan/Ruang
per-sub sektor atau seluruh pegawai UPTD.BPT-BUN, yang berguna bagi pemetaan
pegawai.
2.
Komposisi Pegawai berdasarkan Usia per-sub sektor atau
seluruh pegawai UPTD.BPT-BUN, yang berguna bagi persiapan bagi pensiunan dan
dasar penerimaan jumlah pegawai yang diperlukan.
Selanjutnya Henry Simamora (2001 :90) mengemukakan bahwa:
Sistem informasi kepegawaian adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan,
menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh
sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia,
karekteristik-karakteristik unit-unit organisasi.
Kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia
yaitu Human Resources Information System (HRIS) sebagai pendukung
manajemen sumber daya manusia. HRIS merupakan sebuah sistem yang digunakan
untuk memperoleh (acquire), menyimpan (store), memanipulasi (manipulate),
menganalisis (analyze), mendapatkan kembali (retrieve) dan
mendistribusikan (distribute) information yang berhubungan dengan sumber
daya manusia untuk kepentingan organisasi.
2.4 Siste Basis Data
Basis data (database) adalah sekumpulan data yang saling
terintegrasi satu sama lain dan terorganisais mendasarkan sebuah skema atau
struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer.4 Basis data
tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat
lunak.
Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data
kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem
Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data
meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu,
melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report
data.
2.5 Analisa Sistem
Analisis Sistem (system analyst) adalah orang yang
menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
pemakai sistem) untuk mengidentifikasi pemecahan yang beralasan.5
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan
sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap
yang kritis dan sangat penting, karena kesalah didalam tahap ini akan
menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya.
2.6 Perancangan Sistem Informasi
perancangan sistem informasi, menceritakan bagaimana
menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi kedalam organisasi. Untuk dapat
terus maju dan eksis bila organisasi berkembang sesuai dengan teknologi dan
teori organisasi modern. Sistem yang efektif dan efesien tidak lain untuk
mendapatkan keunggulan dalam kompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem
informasi dalam organisasi, akan tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah
berbeda.
2.7 Impementasi Sistem
Tahap implementasi sistem merupakan prosedur yang harus
dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen rancangan
sistem yang telah disetujui, serta menguji, menginstal dan melalui penggunaan
sistem yang baru. Secara umum tujuan dari tahap implementasi ini adalah untuk
melaksanakan uji coba atas konsep pengembangan sistem yang telah disusun. Dalam
tahap ini kegiatan dititik beratkan pada penelitian apakah konsep sistem yang telah
disusun itu dapat dilaksanakan dengan benar atau tidak.
Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem adalah sebagai berikut:
1. Pengkajian
mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak dan perangkat keras dalam bentuk
jaringan sistem informasi terpusat (integrated information system) agar dapat
diolah sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.
2. Melakukan
uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolahan data sekaligus
penyajiinformasi yang dibutuhkan.
3. Melakukan
penerapan serta peralihan sistem lama ke sistem yang baru sebagai keputusan
terakhir dalam tahap pembangunan/pengembangan sistem informasi yang dibarengi
dengan pembuatan laporan pengembangan sistem untuk keperluan pemakai.
2.8 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan
a. Java
Java adalah bahasa pemograman yang dapat dijalankan di
berbagai komputer termasuk telepon gemggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh
James Gosling saat masih bergabung di Sun Microsystems saat ini merupakan
bagian dari Oracle dan dirilis tahun 1995. Bahasa ini banyak mengadopsi
sintaksis yang terdapat pada C dan C++ namun dengan sintaksis model objek yang
lebih sederhana serta dukungan rutin-rutin aras bawah yang minimal.
Aplikasi-aplikasi berbasis java umumnya dikompilasi ke dalam p-code (bytecode)
dan dapat dijalankan pada berbagai Mesin Virtual Java (JVM). Java merupakan
bahasa pemrograman yang bersifat umum/non-spesifik (general purpose),
dan secara khusus didisain untuk memanfaatkan dependensi implementasi seminimal
mungkin. Karena fungsionalitasnya yang memungkinkan aplikasi java mampu
berjalan di beberapa platform sistem operasi yang berbeda.
b. Netbeans
NetBeans
merupakan sebuah proyek kode terbuka yang sukses dengan pengguna yang sangat
luas, komunitas yang terus tumbuh, dan memiliki hampir 100 mitra (dan terus
bertambah!). Sun Microsystems mendirikan proyek kode terbuka NetBeans pada
bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama. Saat ini terdapat dua produk :
NetBeans IDE dan NetBeans Platform.
c. MySQL
MySQL
adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau yang dikenal
dengan DBMS(database management system), database ini multithread,
multi-user.
BAB
III
ANALISIS
DAN PERANCANGAN SISTEM
3. Analisis Sistem
Inilah yang kerjakan
analisis sistem yaitu menganalisis sistem untuk menemukan
kelemahan-kelemahannya sehingga dapat disebut perbaikan.
1.
Identifikasi
Masalah
2. Analisis Kelemahan
Sistem
Untuk mengidentifikasi
masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi,
keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal
dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control,
eficiency, dan services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa
masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan
masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
a
Analisis
Kerja (Performace)
Pemberian gaji pada
sistem manual menyebabkan antrian dalam melayani pegawai. Setiap pegawai
dilayani 15 menit padahal jumlah pegawai 30 orang. Dari kesimpulan data yang
diperoleh maka jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan ialah dapat melayani 30
orang dalam waktu 15 menit dan memiliki respon time 7 jam 30 menit padahal jam
kerja ada 7 jam.
Melihat kondisi dan
situasi di lapangan kinerja bagian keungan khusunya bendahara UPTD BPT-BUN
dalam melayani penggajian pegawai masih bersifat manual sehingga masih kurang
efektif jika di tinjau dari troughput dan respon time.
b
Analisis
Informasi (Informasi)
Akurat : Kurang
akuratnya data pegawai lama dengan data pegawai yang baru. Relevan : Informasi
data kepegawaian tidak sesuai antara gaji dengan golongan. Tepat waktu : sistem
manual pada penggajian menyebabkan keterlambatan penerimaan gaji yang
seharusnya tanggal 1 menjadi tanggal 3, dalam setahun rata – rata terjadi keterlambatan
5 kali penerimaan gaji.
c
Analisis
Ekonomi (Economics)
Pengolahan data pegawai
yang masih manual menggunakan kertas dan butuh lemari untuk media penyimpanan
dengan adanya sistem baru yang tidak menggunakan lemari jadi lebih
menguntungkan bagi UPTD dan ruangan bisa di pakai untuk keperluan yang lain.
3.1 Jenis Kebutuhan Sistem
Jenis
kedua yaitu kebutuhan nonfungsional yaitu kebutuhan yang berisi properti
perilaku yang dimiliki oleh sistem, yaitu :
1. Operasional
a.
Menggunakan Sistem
Operasi Windows XP Profesional
b.
Intel Celeron 440
c.
RAM Visipro DDR2 1GB PC
6400
d.
HDD 160 GB Seagata
e.
Printer Pixma 1200,
untuk mencetak transaksi, laporan, dan laporan bulanan
2. Keamanan Sistem
Sistem
aplikasi maupun databasenya dilengkapi password untuk masing – masing user yang
menggunakan aplikasi.
3. Informasi
Digunakan
untuk menginformasikan apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan password.
3.2 Perancangan Sistem
Sistem
yang dimaksud disini adalah sistem yang berjalan saat ini dan merupakan suatu
urutan kegiatan yang berjalan didalam UPTD untuk selanjutnya digunakan sebagai
input dalam pengolahan data.
3.3 Perancangan Model
Rancangan
model yang digunakan untuk pengembangan sistem berbentuk physical system (sistem
secara fisik) dan logical model (model secara logika). Bagan alir (system
flowchart) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan physical
system sedangkan untuk menggambarkan logical model digunakan diagram
arus data (data flow diagram).
A.
Bagan Alir Sistem (Flowchart System)
Gambar
3.3 Flowchart Sistem
B.
Diagaram
Arus Data ( Data Flow Diagram atau DFD)
C.
Diagram
Level 1
D.
Perancangan
Basis Data
1
Entity Relationship
Diagram
3.4 Perancangan
Struktur Tabel Database
BAB IV
IPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4. Pengertian Implementasi
Implementasi
sistem adalah akhir kegiatan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem
secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan sistem baru
yang telah direncanakan dan dibuat untuk diterapkan.
4.1 Penerapan Rencana Implementasi
4.2 Kegiatan Implementasi
Sistem
Kegiatan
implementasi sistem dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan
dalam jadwal rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang dilakukan
adalah :
a. Pembuatan Database
Pembuatan
database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam membangun
sebuah basis data.
4.3 Testing
A. Pengetesan Sistem
Sesuai
dengan rancangan fisik sebagai dokumentasi aplikasi, maka program yang dibuat
haruslah sesuai dengan dokumentasi yang telah dibuat. Dalam penerapan kode-kode
program yang membangun sistem ini juga harus diuji agar terhindar dari
kesalahan program secara menyeluruh.
B. Uji Coba White Box
Testing
Uji coba white
box yang penulis lakukan adalah pengujian pada form insert data pegawai, jika
input data NIP salah maka akan muncul pesan error. Pengujian white box
dapat dilihat pada tampilan berikut:
Gambar
4.3 Halaman Utama
4.4
Pembahasan
Interface
1.
Form Login
Gambar
4.4 Tampilan form Login
2.
Form
Halaman Utama
Gambar 4.4
Tampilan From Utama
4.5
Form
Menu Master Data
1.
Data Pegawai
Gambar 4.5 Form
Input Data Pegawai
2. Data
Tunjangan
Gambar 4.5.1
Form Data Tunjangan
4.6
Form
Menu Laporan
a.
Laporan
Data Pegawai
Gambar 4.6 Tampilan
Laporan Data Pegawai
b.
Laporan
Data Gaji
BAB
V
PENUTUP
5.
Kesimpulan
Dan Saran
5.1
Kesimpulan
Berdasarkan
pada proses pembuatan sistem informasi kepegawaian yang dihasilkan lebih
berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem
komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat yaitu :
1. Informasi
dapat disajikan tepat waktu, akurat dan relevan.
2. Dapat
menghemat waktu untuk melakukan penggajian.
3. Dapat
menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap.
4. Dapat
meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan penyelesaian
tugas-tugas dengan baik.
5.2 Saran
Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga
karya ini dapat bermanfaat bagi UPTD BPT-BUN Sumatera Barat untuk membantu mengolah
data surat. Penulis berusaha menerapkan ilmu yang didapat selama di bangku
kuliah. Keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis membuat karya
ini masih banyak kekurangan, sehingga penulis berharap kepada pembaca agar
memberikan saran atau memperbaiki dan mengembangkan skripsi ini menjadi karya
yang lebih baik.
Daftar Pustaka
B,
Davis, Gordon. 1974. “Management Information System: Conceptual Foundation,
Structure,
and Development”.
Aucklad. McGraw-Hill International Book Company Djuandi, Feri. 2006. “Jurus
Baru Pemograman SQL Server 2005”. Jakarta. Penerbit PT. Elex
Media Komputindo
Fatta, Hanif Al. 2007. “Analisis & Perancangan Sistem Informasi”.
Yogyakarta Penerbit ANDI M, Arief , Rudyanto. 2006. “Pemograman Basis Data
Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL
Server 2000”.
Yogyakarta. ANDI MADCOMS. 2011. “Aplikasi Program Terintegrasi dengan Visual
Basic 6.0”. Yogyakarta.
Penerbit ANDI
Mike, Nash. 2008. “Windows 7 Unveiled Today at PDC 2008” Strarter dan Bruch.
1974. “Information System: Theory and Practice”. Santa Barbara. California.
Hamilton Publishing Company Sunyoto, Andi. 2006. “Pemograman Database dengan
Visual Basic dan SQL”. Yogyakarta. Penerbit ANDI Dr, Yatimah, Durotul. 2009.
“Kesekretariatan Modern & Administrasi Perkantoran”. Bandung . Penerbit
Pustaka Setia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar